Functioneringsgesprekken: do or don’t?

Het is weer bijna ‘die tijd van het jaar’: de jaarlijkse functioneringsgesprekken worden weldra ingepland in de agenda’s van zowel manager als medewerker. Nog al te vaak horen we van menig manager echter dat ze het vooral tijdrovend en inefficiënt vinden en voor vele medewerkers zorgt het voor stress en kan het zelfs demotiverend werken.

Zijn functioneringsgesprekken nog relevant in 2024?

Functioneringsgesprekken hebben wel degelijk een doel: door werknemers op te volgen, kunnen bedrijven hun prestaties verbeteren en de ontwikkeling van hun personeel ondersteunen:

• Zorgt ervoor dat individuele doelen en verwachtingen aansluiten bij de bredere doelstellingen van de organisatie.
• Identificeert gebieden die professionele ontwikkeling en training vereisen.
• Stimuleert een tweerichtingsdialoog die de betrokkenheid van werknemers vergroot en een gevoel van zingeving bevordert.
• Motiveert werknemers door doelen te stellen en inspanningen te erkennen.

Het probleem zit ons inziens dus niet in de functie, wel in de vorm. 

Pijnpunten van een traditionele aanpak van functioneringsgesprekken:

• Eenzijdig: Ze creëren een ongemakkelijke en onevenwichtige dynamiek tussen managers en werknemers, waarbij feedback naar de leidinggevende beperkt of onbestaand is.
• Periodiek: Meer dan de helft van de organisaties gebruikt nog steeds jaarlijkse of tweejaarlijkse prestatiebeoordelingen.  
• Tijdrovend: Zonder efficiënt plan van aanpak en door een lage frequentie, wordt hier vaak meer tijd aan besteed dan nodig.
• Demotiverend: Medewerkers ervaren het gesprek eerder als negatief met enkel focus op cijfers.

 Van periodiek en eenzijdig naar frequent, uitvoerbaar en iets minder formeel.
 
Hoewel dit voor sommige organisaties een hele verandering lijkt, is het in werkelijkheid niet zo vergezocht om de functiegesprekken van je organisatie frequenter te maken en met inspraak van de medewerker.

Drie tips om een succesvol beoordelingsproces op te zetten:

1. Regelmatige communicatie: De overgang van lange, formele functioneringsgesprekken één of twee keer per jaar naar korte, informele feedbacksessies biedt meer mogelijkheden voor open dialoog en continue verbetering. Cruciaal is dat deze communicatie tweerichtingsverkeer moet zijn. 
2. Creëer een positieve omgeving: Een positieve, op samenwerking gerichte cultuur zorgt voor productieve werknemers.
3. Gedeelde verantwoordelijkheid: Ook de medewerker zal aan zelfreflectie moeten doen. Managers beschikken niet over alle informatie, een 360°-overzicht van de prestaties van werknemers samenstellen op basis van collega’s, personeelsanalyses, klanten… kan hierbij helpen.

Wanneer deze continue feedbackcyclus wordt ondersteund door wetenschappelijk onderbouwde inzichten en is opgemaakt ter ondersteuning van de doelstellingen van de organisatie, levert dit tegelijkertijd voordelen op voor werknemers, teams, managers en het bedrijf. Voor ons zijn functioneringsgesprekken dus een absolute do!

Workshop

Benieuwd hoe we bovenstaand proces precies aanpakken bij Management Spark en hoe de Lumina tools ons hierin ondersteunen? Wil je leren hoe je een functioneringsgesprek kan benutten als coachgesprek? Wil je graag dieper ingaan op hoe je een Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) kan begeleiden, zodat jouw medewerkers er ook effectief mee aan de slag gaan?

Dan ontvangen we je graag tijdens de workshop ‘Persoonlijk Ontwikkel Plan & Functioneringsgesprekken’ op dinsdag 19 november 2024 van 9u – 13u!